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Ein Zahlungsausfall ist ärgerlich, ganz besonders für Solo-Selbständige und Freelancer. Stundenlange kreative Arbeit und Höchstleistung und am Ende zahlt der Kunde nicht! Lies in diesem Artikel, welche Anzeichen es für Zahlungsausfälle bereits im Vorfeld gibt und was du tun kannst, um dein Riskio zu minimieren. Du erfährst außerdem, wie du dennoch ohne Umwege an dein Geld kommst, ohne es als uneinbringliche Forderungen zu verbuchen. Lies gerne rein.
Diese Anzeichen für Zahlungsausfälle musst du kennen
Gerade zu Beginn der Selbständigkeit, wenn deine Bekanntheit noch wachsen muss, bist du vielleicht froh über über jeden Auftrag. Bietet er dir doch die Chance, deine Fähigkeiten zu testen, erste Referenzen zu sammeln und eine gewisse Routine im Umgang mit deinen neuen Kunden zu entwickeln.
Falls Du schon länger selbständig bist, kennst du das Gefühl vielleicht auch aus Durststrecken, wenn es mal nicht so gut läuft und du deine Verbindlichkeiten bezahlen musstest. Übrigens: Durststrecken müssen nicht unbedingt sein, lies gerne hier rein, wenn du wissen möchtest, wie deine organische Sichtbarkeit unmittelbar deinen Erfolg beeinflusst.
In beiden Fällen ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass deine Rechnungen nicht bezahlt werden, denn:
- Du machst – manchmal auch unbewusst – Kompromisse, da du den Auftrag dringend benötigst.
- Du möchtest den potentiellen Kunden nicht durch Nachfragen und Absicherungen verschrecken und verzichtest darauf.
- Du hast vielleicht keine andere Wahl und beachtest nicht das, was du sonst als Solo-Selbständiger zur Absicherung unternimmst.
- Du hoffst, dass es gut geht und dass dein Kunde dich am Ende auch wirklich bezahlt
Diese Fehler sind absolut verständlich und werden von den meisten Solounternehmern gemacht!
Ich kann mich gut an meine Anfangszeit erinnern, in der ich den ein oder anderen Auftrag annahm, obwohl ich eher ein ungutes Gefühl hatte. Entweder passte das Menschliche nicht oder das Vorab-Briefing war bereits eine Katastrophe. Und wenn wir ehrlich sind: Das zieht sich wie ein roter Faden durchs Projekt und am Ende ist man froh, wenn es irgendwie doch noch geklappt hat. Da brauchst du nicht unbedingt auch noch eine unbezahlte Rechnung!
Anzeichen 1: Die Anfrage erfolgt unpersönlich über Social Media
Auch, wenn es einfach ist, den Kontakt über einen Social Media-Kanal herzustellen, die wenigsten seriösen Unternehmer stellen Ihre Anfrage über einen anonymen Messenger-Dienst. Sie schreiben E-Mailnachrichten oder greifen direkt zum Telefon. In jedem Fall weißt du aber, mit wem du es zu tun hast. Alles. andere. ist. unseriös!
Oder wie bewertest du eine Anfrage nach einer Zusammenarbeit vom Nutzer Silberschweif666 (fiktives Beispiel)?
Ich wickele grundsätzlich keine Anfragen oder gar Aufträge über Facebook oder Instagram ab. Trudelt doch mal etwas in meinem Postfach ein, bitte ich denjenigen, eine Email an mich zu senden.
Anzeichen 2: Dein neuer Kunde braucht dich sofort
Es gibt sie, die Menschen, die immer alles auf den letzten Drücker machen müssen und „just in time“ fertig werden. Erfolgreiche Unternehmer arbeiten in der Regel aber nicht so. Gerade bei großen Projekten wird überplant, nachjustiert und gefeilt. Und im Normalfall wird auch bereits im Vorfeld mit einer gewissen Vorlaufzeit für Externe kalkuliert.
Werde also hellhörig, wenn dein neuer Kunde seine Arbeiten direkt gleich morgen benötigt und dich quasi bedrängt. Natürlich heißt das nicht automatisch, dass er seine Rechnung nicht bezahlen wird, vielleicht ist er wirklich schlecht organisiert. Ein Grund für seine Eile könnte aber auch sein, dass ein anderer Dienstleister den Auftrag nach Überprüfung bereits abgelehnt hat.
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Anzeichen 3: Referenzen und Arbeitsproben sind deinem neuen Kunden nicht wichtig
Stell dir vor, du planst ein Haus zu bauen. Würdest du bei der Auswahl des Bauträgers einfach das Telefonbuch aufklappen und die erste Nummer anrufen? Vermutlich nicht, oder? Du würdest dich im Vorfeld über ihn und seine Arbeiten informieren, vielleicht sogar mit anderen Kunden sprechen oder Referenzen anfordern.
- weil er aus Bonitätsgründen keinen anderen Dienstleister beauftragen kann?
- weil er keine andere Wahl hat und den Auftrag schnellstmöglich abwickeln muss?
Falls du unsicher bist, frag direkt nach dem Grund für sein Desinteresse. Faire Kunden, die nichts zu verbergen haben, werden dir die Frage weder übel nehmen noch zu deinem Nachteil auslegen. Und mit einer klaren Antwort, die auch noch logisch klingt, kannst du besser agieren.
Anzeichen 4: Die Zusammenarbeit läuft schleppend
Natürlich gibt es auch unorganisierte Unternehmer, die vielleicht aus Zeitmangel oder auch aus Unwissenheit heraus nur auf Nachfragen reagieren und sich auch sonst eher passiv verhalten.
Der Normalfall ist das aber nicht. Im Gegenteil, gerade bei größeren Projekten liegt es auch im Interesse des Auftragsgebers, dass seine Arbeiten so erledigt werden, wie er es sich vorstellt. Er stellt also viele Fragen, erklärt seine Wünsche und Vorstellungen und beantwortet geduldig jede Gegenfrage des Dienstleisters mit dem Ziel, das bestmögliche Ergebnis zu erhalten.
Sei also vorsichtig, wenn bereits die ersten Gespräche oder sogar das Briefing schleppend verlaufen und frag wenn nötig auch hier nach dem Hintergrund dafür.
Anzeichen 5: Wechselnde Ansprechpartner
Gerade bei Agenturen oder größeren Unternehmen gibt es mehrere Ansprechpartner für ein Thema. Üblich ist, dass mindestens zwei Personen in ein Projekt involviert sind, um sich gegenseitig im Urlaubs- oder Krankheitsfall vertreten zu können.
Im Normalfall werden größere Projekte allerdings so getaktet, dass sie nicht in die Urlaubszeit fallen und ein Mitarbeiter durchgängig zuständig ist.
Werde also auch hier hellhörig, wenn du mehrere Ansprechpartner nacheinander (!) hast und frage nach, wenn du unsicher bist. Möchtest du dabei diskret vorgehen, kannst du ja in einem Nebensatz erwähnen, dass du sonst immer mit Person A gesprochen hast. Wenn es nichts zu verbergen gibt, wird dir dein neuer Ansprechpartner den – vielleicht ganz banalen Grund Urlaub oder Krankheit – nennen.
Ständig wechselnde Ansprechpartner können allerdings auch ein Anzeichen für eine hohe Fluktuation im Unternehmen bedeuten. Ein Grund dafür sind oftmals – nicht immer! – ausbleibende Gehaltszahlungen.
Zahlungsausfälle im Vorfeld absichern
Ich empfehle gerade Solo-Selbständigen und Freelancern in meinen Mentoring-Programmen immer, sich gegen Zahlungsausfälle abzusichern. Im Gegensatz zu Personengesellschaften erwirtschaftest du einen nicht unerheblichen Teil deiner Lebenshaltungskosten über deine Aufträge. Bricht dir ein Auftrag weg oder wird deine Leistung nicht bezahlt, kann dies schnell existenzbedrohende Auswirkungen für dich haben. Vor allem Gründer werden häufig bereits bei kleinen Ausfällen besonders gefordert und geben nicht selten Ihre Tätigkeit aufgrund eines geplatzten Auftrags wieder auf.
Sorge daher unbedingt vor und mache dir einen Plan, wie du mit Zahlungsausfällen generell umgehen möchtest und was du bereits im Vorfeld tun kannst, um dein Risiko zu minimieren.
Schriftliche Vereinbarungen und Verträge
Eigentlich sollte es selbstverständlich sein, auch als Solo-Selbständiger oder Freelancer Vereinbarungen schriftlich zu fixieren oder vertraglich festzuhalten.
Ich erlebe es dennoch immer wieder, dass das Thema entweder so lange weggeschoben wird, bis es zu den ersten Differenzen kommt oder die Notwendigkeit eines Vertrages für eine Dienstleistungen gar nicht erst gesehen wird.
Stell dir vor, du wärst Webdesigner*In und wirst beauftragt eine Unternehmensseite zu erstellen. Bis auf ein ausführliches Briefing und Zwischenabstimmungen existieren keine Vereinbarungen zwischen dir und deinem Auftraggeber. Nach Fertigstellung der Seite bezahlt dein Kunde die Rechnung nicht und verweist darauf, dass die Arbeiten nicht wie vereinbart ausgeführt wurden.
Wie gelingt es dir ohne schriftlichen Nachweis das Gegenteil zu beweisen?
Vertraue daher nicht auf die Ehrlichkeit anderer und sicher dich midestens durch schriftliche Vereinbarungen ab.
Vorkasse, Teil- und Ratenzahlung
Eine weitere Möglichkeit, die Risiken von Zahlungsausfällen zu minimieren sind Vorkasse- und Teilzahlungen, die je nach Berufssparte und Projektstatus variieren können.
Gerade bei Kunden, mit denen du noch nicht zusammengearbeitet haben, kann eine Vorkasse-Regelung Sicherheit bieten. Allerdings ist diese Art der Auftragsabwicklung für den Auftraggeber nachteilig, denn er tritt in Vorleistung für etwas, das er noch nicht erhalten hat. Für diese Fälle machen Teilzahlungen, also Zahlungen zu gewissen Fertigstellungsterminen Sinn.
Ein Beispiel aus meiner Praxis:
Meine großen Mentoring-Programme, die über einen Zeitraum von 12 Wochen laufen, sind jeweils in drei Raten fällig. Eine vor Beginn der Zusammenarbeit, eine in der Mitte des Programms und eine zum Ende.
Bei Projektarbeiten in der Content-Erstellung verfahre ich ähnlich:
Eine Anzahlung ist vor Beginn der Arbeiten fällig, eine weitere nach der finalen Abstimmung und der Rest nach Abnahme.
Natürlich bieten Teil- und Ratenzahlungen keine Sicherheit, dass auch der Restbetrag bezahlt wird, allerdings sinkt die Höhe des Verlustes mit jeder Zahlung. Dazu kommt, durch eine klare Regelung schaffe ich Transparenz und Verbindlichkeit, die meinem Kunden Vertrauen signalisiert.
Verbindlichkeit und Transparenz
Eine verbindliche und transparente Kommunikation hat außerdem den Vorteil, dass dein Kunde jederzeit weiß, wann und in welcher Höhe Zahlungen fällig sind. Das strahlt nicht nur eine Ernsthaftigkeit und Souveränität aus, sondern „zwingt“ ihn auch dazu, Abstimmungen umgehend wahrzunehmen und alle Informationen, die für den Fortschritt des Projekts notwendig sind, zeitnah zu liefern.
Forderungsverkauf
Du kannst deine Forderungen auch an ein Factoring-Unternehmen verkaufen. Der Vorteil hierbei:
Du erhältst dein Geld sofort und hast keine weitere Arbeit mit der Abrechnung.
Diesen Service lassen sich Unternehmen allerdings bezahlen. Je nach Rechnungshöhe fallen Kosten von etwa 20-30 % an.
Ich selber habe keinerlei Erfahrungen mit Factoring-Gesellschaften und kann dir daher keinen Tipp geben. Auf Nummer sicher gehst du auf jeden Fall mit Teil- oder Ratenzahlungen. Und die kosten dich auch nichts!
Kunde bezahlt Rechnung nicht - Das solltest du jetzt tun
Sollte dein Kunde nach Abschluss deiner Arbeiten die fällige Rechnung nicht begleichen, gehe zunächst sensibel vor. Möglicherweise hat er die Rechnung verlegt oder wirklich vergessen zu bezahlen. Es ist in größeren Agenturen auch nicht unüblich, dass vom Eingang bis zur vollständigen Bezahlung eine Zeit vergeht, da unterschiedliche Abteilungen und Ansprechpartner involviert sind.
Weise deinen Kunden freundlich auf die Fälligkeit hin und bitte ihn um einen zeitnahen Ausgleich. Räume ihm dafür etwa 5 bis 7 Arbeitstage ein.
Kannst du auch danach keinen Zahlungseingang verbuchen, versuche in einem persönlichen Gespräch zu klären, ob es ein Problem mit der Rechnung gibt.
Kann dein Kunde sie nicht begleichen?
Oder will er sie vielleicht nicht begleichen weil er der Meinung ist, einige Punkte sind noch ungeklärt?
Dein Kunde ist bei Nichtbezahlung ab dem Tag der Fälligkeit in Verzug. Du musst also keine weitere Mahnung an ihn versenden, um deine Forderung durchzusetzen.
Ich habe gute Erfahrungen mit dem persönlichen Gespräch gemacht, in dem sich viele Dinge unkompliziert klären lassen. Wie auch immer du dich entscheidest, bleib verbindlich und signalisiere deinem Kunden damit, dass du deinen Anspruch konsequent umsetzen wirst. Vermeide unbedingt, als eine Art "Bittsteller" aufzutreten. Du hast den Teil deiner Abmachung erfüllt, der Rechnungsausgleich steht dir zu!
So setzt du deinen Anspruch durch - uneinbringliche Forderungen
Wenn auch das persönliche Gespräch erfolglos bleibt, kannst du deinen Anspruch über ein gerichtliches Mahnverfahren durchsetzen. Du benötigst dazu keinen Anwalt, einen Mahnbescheid kannst du online ausfüllen und an das zuständige Mahngericht senden.
Trotzdem fallen dafür bereits Kosten an, für die du erstmal in Vorleistung gehen musst. Wiege daher sorgfältig ab, ob die Kosten noch in Relation zu deinem Rechnungsbetrag stehen. Falls nicht, uneinbringliche Forderungen kannst du steuerlich abschreiben und sie mindern deinen Gewinn. Hier kann dich am besten ein Steuerberater beraten.
Beantragst du einen Mahnbescheid, dem dein Kunde nicht widerspricht, erhältst du danach einen Vollstreckungstitel, der eine Gültigkeit von 30 Jahren hat. In dieser Zeit kannst du den fälligen Rechnungsbetrag zuzüglich aller angefallenen Kosten von deinem Kunden einfordern.
In jedem Fall solltest du spätestens zum Zeitpunkt des gerichtlichen Mahnverfahrens die Zusammenarbeit mit dem Kunden einstellen.
Hast du Leistungen erbracht, die Urheberrechten unterliegen, darf dein Kunde diese rechtlich gesehen nicht nutzen. Eine Verletzung, zum Beispiel durch Veröffentlichung von Texten, Videos oder Grafiken auf seiner Webseite kann von dir abgemahnt werden. Dazu sprichst du am besten mit einem Anwalt.
Sicherheit vor Schnelligkeit
Ein geplatzter Auftrag kann unter Umständen das Aus für deine Selbständigkeit bedeuten. Als Solounternehmer oder Freelancer erwirtschaftest du aus deinen Aufträgen auch deinen Lebensunterhalt.
Sichere dich daher unbedingt vor Beginn einer Zusammenarbeit ab und mach dir im Vorfeld Gedanken über geeignete Maßnahmen. Vor allem achte auf die oben genannten Anzeichen für einen drohenden Zahlungsausfall.
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